Comment envoyer des fichiers volumineux par mail ?

La technologie évolue, et avec elle la qualité de nos échanges et des fichiers générés. Prenez par exemple les smartphones, qui atteignent aujourd'hui une qualité d'image impressionnante, tant en photo qu'en vidéo ! Malheureusement qui dit meilleure qualité dit généralement fichiers plus volumineux. Et je connais de nombreuses personnes qui conservent par exemple leurs vidéos sur leur smartphone, car à part le transfert par mail, elles ne connaissent pas d'autres solutions. Et ces vidéos sont trop lourdes pour être envoyées par mail. Comment envoyer des fichiers volumineux par mail ? Voici quelques solutions…

Les services de transfert

L'envoi de fichiers volumineux est un problème tant pour les particuliers que pour les entreprises. Travaillant en contrôle de gestion il y a quelques années, je réalisais des tableaux de bord Excel qui pouvaient faire une centaine de méga octets, qui étaient impossibles à envoyer par email, même compressés. Idem pour les extractions de bases de données de plusieurs millions d'enregistrements. Heureusement, il existe des services de transfert de documents volumineux pour les entreprises qui permettent cela. Des services qui sont également à la disposition des particuliers, généralement gratuitement.

Un service très connu est WeTransfert: le principe est simple: on y dépose un fichier, celui ci est téléchargé sur le serveur de la société, et un mail contenant un lien de téléchargement est envoyé à votre correspondant. Simple et efficace. Mais la société étant américaine, avec une législation différente de la notre, la question de la confidentialité des données se pose toujours, surtout dans le cadre d'une utilisation professionnelle. Quand on peut utiliser un service français, autant le faire. Et dans ce domaine TransferNow, malgré son nom, est une société tout ce qu'il y a de plus française, créée en 2013. Le principe est le même: on dépose un fichier (jusqu'à 5Go en version gratuite), et après téléchargement de celui ci, on obtient un lien à communiquer aux destinataires, qui pourront télécharger librement le fichier mis à disposition.

Le transfert se fait via une connexion sécurisée HTTPS, les fichiers sont chiffrés sur disque avec l'algorithme de chiffrement AES-XTS 256 bits, le lien peut être protégé par un mot de passe pour plus de sécurité, et les fichiers sont automatiquement supprimés au bout de 7 jours (en version gratuite). Largement suffisant pour un usage personnel ! Pratique, les documents pourront être directement consultés en ligne grâce à un aperçu.

Mais pour les entreprises, une version payante à partir de 8,33€/mois permet un stockage des fichiers durant un an, l'envoi de fichiers allant jusqu'à 50Go, et même la personnalisation de l'interface en marque blanche, ce qui fait tout de suite plus pro pour une entreprise. Un widget peut même être intégré au site de la société pour offrir une solution d'envoi de fichiers parfaitement intégrée.

Le “Cloud” offert par certains services

Certains services proposent l'hébergement de fichiers en ligne, comme par exemple Microsoft 365: l'abonnement donnant accès aux outils Excel, Word, etc. donne également accès à un espace de stockage dans le Cloud. Lors de l'enregistrement d'un fichier, on peut le faire directement sur cet espace via la boite de dialogue, qui donne le choix entre l'enregistrement sur son ordinateur local, ou sur l'espace OneDrive:

Il est facile ensuite d'envoyer un lien au destinataire pour qu'il puisse accéder au fichier.

Android propose la même chose avec Google Photo, permettant de sauver ses photos et vidéos dans le Cloud, un bon moyen d'en faire une sauvegarde ou d'en créer un album pour donner des accès aux amis et à la famille par exemple. Apple et Amazon propose également cette possibilité. Attention toutefois à vérifier les conditions, certains services réduisant automatiquement la qualité des photos.

Le stockage sur un NAS

Cette méthode, même si elle n'est pas très difficile, s'adresse tout de même à des utilisateurs plus expérimentés. Nous en avions déjà parlé notamment dans le cadre de la sauvegarde de nos documents. Elle passe par l'installation d'un NAS chez soi, c'est à dire une sorte d'ordinateur dont le seul but est de stocker des données (pas besoin d'écran, clavier ni souris). Les grandes marques, telles que Synology ou Qnap, par exemple, proposent des application permettant de synchroniser ses photos / vidéo, ou encore ses documents bureautique, de la même façon que ce que proposent Microsoft, Google, Apple, et consorts.

On peut de la même façon partager des liens aux personnes qu'on souhaite afin qu'elles puissent accéder aux documents voulus. Le gros avantage est qu'on reste totalement propriétaire de ses documents, qui sont stockés chez nous. En revanche, il faut avoir une bande passante correcte quand on souhaite accéder à ses documents à distance sans devoir patienter de longues minutes pour le téléchargement d'un fichier volumineux.

Ces différentes solutions permettent ainsi de partager des documents volumineux à qui on souhaite, sans se heurter au problème de la taille imposée par la plupart des boites mails.

Si vous avez d'autres astuces pour envoyer des fichiers volumineux par mail, n'hésitez pas à partager dans les commentaires !